Suaramuslim.net – Dulu, membuat materi pelatihan bisa melelahkan dan memakan waktu panjang. Trainer menyiapkan slide, menyusun modul, mencari contoh studi kasus, membuat lembar kerja, lalu menambahkan beberapa gambar, merapikan semuanya agar layak dibawa ke ruang pelatihan.
Sekarang keadaannya telah jauh berubah. Banyak bagian dari pekerjaan itu bisa dibantu AI (artificial intelligence).
Dalam beberapa menit, AI bisa membuat outline pelatihan, contoh ice breaking, studi kasus, pertanyaan diskusi, bahkan naskah presentasi. Kalau prompt atau instruksinya cukup jelas, hasilnya bisa terlihat rapi dan meyakinkan.
Karena semua itu kini semakin mudah dibuat, pertanyaannya bergeser: jangan-jangan nilai utama pelatihan sekarang bukan lagi pada materinya. Bukan pada modulnya, bukan pada slidenya.
Organisasi tidak menjadi unggul hanya karena menerima slide yang bagus. Banyak anggota organisasi sudah terlalu sering ikut seminar, mendengar ceramah, mengisi absensi, berfoto bersama, lalu pulang dengan pola kerja yang sama.
Bukan karena pelatihannya buruk. Bukan juga karena pesertanya malas berubah. Kadang masalahnya lebih sederhana, tapi juga lebih dalam: sejak awal, sakitnya tidak dibaca dengan benar.
Organisasi juga sering latah, buru-buru meminta pelatihan. Komunikasi macet, maka diminta training komunikasi. Layanan pelanggan buruk, maka diminta service excellent. Pegawai tampak lesu, maka diminta workshop motivasi kerja. Mutu tidak berjalan, maka diminta workshop penyusunan dokumen.
Padahal belum tentu akar masalahnya ada di situ.
Sangat mungkin pegawai bukan tidak paham cara berkomunikasi, tetapi sudah lama merasa bahwa bicara jujur tidak aman. Bisa jadi layanan buruk bukan karena orang tidak tahu cara tersenyum, tetapi karena sistem kerja membuat mereka kelelahan. Bisa jadi mutu tidak berjalan bukan karena kurang sosialisasi, tetapi karena aturan terlalu sering berubah dan praktik pendampingannya minim.
Inilah yang saya sebut sebagai luka organisasi. Luka yang belum terobati.
Luka organisasi tidak selalu muncul dalam laporan resmi. Ia tidak selalu terlihat dalam struktur, SOP, atau notulen rapat. Kadang ia tampak dari cara orang memilih diam.
Dari rapat yang penuh anggukan, tetapi miskin keberanian. Dari antarbagian yang pasif, saling menunggu dan saling menyalahkan. Dari pegawai yang tampak patuh, tetapi sebenarnya sudah tidak percaya. Dari pimpinan yang merasa sudah memberi arahan, sementara bawahan hanya menangkap tekanan.
AI memang bisa membuat slide tentang komunikasi efektif. Tetapi AI tidak otomatis tahu mengapa orang-orang di ruangan itu memilih diam.
AI bisa menyusun modul tentang leadership, tentang motivasi. Tetapi AI tidak hadir saat bawahan belajar bahwa menyampaikan kabar buruk bisa berisiko dimarahi.
AI bisa membuat materi tentang budaya kerja positif. Tetapi AI tidak merasakan bagaimana sinisnya pegawai ketika slogan budaya organisasi hanya ditempel di dinding, sementara praktik sehari-hari berjalan penuh ketimpangan.
Jangan terburu ngasih obat sebelum tahu sakitnya
Maka yang lebih sehat, pelatihan yang baik seharusnya tidak dimulai dari pertanyaan, “Materinya apa?” Pertanyaan yang lebih jujur adalah, “Masalah sebenarnya apa?” “Sakitnya ada di mana?”
Dalam manajemen organisasi, pendekatan organizational diagnosis yang dibahas Weisbord pada 1976 mengingatkan satu hal yang penting: jangan buru-buru memberi obat sebelum tahu sakitnya.
Masalah kerja bisa muncul dari banyak tempat. Bisa dari strategi yang kabur, struktur yang tumpang tindih, relasi yang retak, sistem yang melelahkan, penghargaan yang tidak adil, atau gaya kepemimpinan yang tidak konsisten.
Melalui Six-Box Model, Weisbord mengajak kita membaca organisasi dari beberapa sisi: tujuan, struktur, hubungan kerja, sistem penghargaan, kepemimpinan, dan mekanisme pendukung.
Orang yang pernah membaca kerangka 7S McKinsey, sebagaimana diperkenalkan oleh Waterman, Peters, dan Phillips pada 1980, mungkin paham: organisasi itu saling kait-mengait. Bukan hanya soal keterampilan orang. Ada strategi, struktur, sistem, gaya memimpin, nilai yang diyakini, orang-orang di dalamnya, dan kemampuan yang tersedia.
Kalau satu bagian macet, bagian lain ikut terdampak. Maka kurang adil bila semua masalah langsung dibebankan kepada peserta pelatihan, seolah-olah cukup diberi materi lalu semuanya akan berubah.
Maka jangan heran bila pelatihan kadang tidak membekas. Hasilnya kurang efektif. Peserta mungkin paham isi materi. Mereka bahkan bisa mengulang kembali poin-poin pentingnya. Tetapi ketika kembali ke kantor, mereka bertemu lagi dengan sistem lama, atasan lama, target lama, kebiasaan lama, dan budaya lama.
Di ruang pelatihan, para peserta bisa sepakat bahwa kolaborasi itu penting. Tetapi di kantor, sistem penilaian justru membuat antarunit saling bersaing. Di pelatihan, orang diminta terbuka pada kritik. Tetapi di pekerjaan sehari-hari, kritik masih dianggap serangan pribadi.
Di modul, semua orang diajak kreatif dan berani berubah. Tetapi dalam praktiknya, yang berani mencoba cara baru sering dibiarkan sendirian.
Kemampuan mendampingi proses berubah
Dalam teori training transfer dari Baldwin dan Ford (1988), pelatihan dianggap berhasil bila pengetahuan, sikap, atau keterampilan yang dipelajari benar-benar berpindah ke praktik kerja. Karena itu, dampak pelatihan baru benar-benar diuji setelah peserta pulang. Bukan ketika mereka mengangguk di kelas. Bukan ketika mereka memberi nilai bagus pada formulir evaluasi. Bukan pula ketika sertifikat dibagikan.
Ujian sesungguhnya terjadi ketika mereka kembali ke meja kerja dan harus mempraktikkan hal baru di tengah budaya dan tekanan lama.
Karena itu, masa depan pelatihan tidak cukup hanya menjual slide atau materi. Apalagi di era AI, materi makin mudah dibuat. Yang justru makin mahal adalah kemampuan membaca masalah, merancang intervensi yang tepat, dan mendampingi perubahan sampai masuk ke praktik kerja.
Training hanya salah satu bentuk intervensi. Kadang organisasi memang membutuhkan kelas. Tetapi kadang yang lebih dibutuhkan adalah coaching, mentoring atau konsultasi untuk pimpinan, perbaikan alur kerja, penyelarasan peran, forum refleksi antarunit, pendampingan implementasi, atau sekadar ruang aman untuk mendengar suara yang selama ini tertahan.
Di sinilah peran manusia tetap penting.
AI bisa mempercepat banyak pekerjaan teknis. AI bisa membantu trainer menyusun slide dan materi lebih cepat. AI bisa membantu membuat pertanyaan refleksi, simulasi kasus, sampai rancangan evaluasi. Dan itu membantu. Tidak perlu disangkal.
Tetapi membaca luka organisasi tetap membutuhkan empati dan kepekaan manusia. Butuh dialog dan wawancara yang terstruktur. Butuh observasi. Butuh kemampuan menangkap nada yang berubah, wajah yang menahan sesuatu, dan kalimat-kalimat kecil yang sering lewat begitu saja.
Butuh keberanian untuk mengatakan bahwa masalahnya mungkin bukan pada pegawai semata, tetapi juga pada sistem, gaya memimpin, atau budaya yang selama ini dianggap normal.
AI tidak sedang menghapus masa depan pelatihan. Ia hanya sedang membuka kenyataan bahwa nilai pelatihan tidak boleh lagi digantungkan pada materi atau slide generik. Trainer yang hanya menjual materi tentu akan lebih mudah tergeser. Tetapi trainer atau konsultan yang bisa membaca masalah, membangun kepercayaan, lalu mendampingi perubahan sampai terasa di pekerjaan sehari-hari, masih akan dicari.
Organisasi berubah ketika lukanya dibaca dengan jujur, akar masalahnya disentuh dengan tepat, dan manusianya didampingi untuk berani bekerja dengan cara baru.
Bagus Suminar
Wakil Ketua ICMI Jawa Timur